了解单证知识以后，对外贸就有个清晰的流程概念了：

　　1.外贸洽谈前期，制作形式发票用于报价、交易参考或客户申请进口许可等。

　　2.交易确认以后，制作外贸合同。

　　3.准备交货的时候，制作商业发票、装箱单、核销单、报关单，申请商检放行单等报关出口。

　　4.报关后海关退返核销单、报关单的收汇联与核销联等。

　　5.交货付运后，得到三证三副提单。

　　6.制作、申办、整理客户所需的全套单据，如发票、装箱单、商检证、产地证、受益人证明等等以收取货款。

　　7.凭收汇银行水单、核销单、报关单核销联等办理核销与退税。

　　无论是否操作信用证，单据都比较重要。外贸单证通常是成套的，即根据客户的要求，相关的单证作为一套，用于交付、转卖和货款收付。单证制作的基本原则，是“单证一致，单单一致”，即单证制作符合信用证要求(在信用证操作时)，同一套的单据间，在相同栏目的内容一致。比如，货物的数量，无论在发票、装箱单还是其他单据的数量栏中，填写都应一致，包括计量单位;在提单中显示了唛头(货物外包装箱上印刷的用于识别的标志符号)，发票中就不能显示“N/M”(无唛头)。

　　此外，每份单据都会标明出具日期，而外贸操作中对各种单据的日期有相应的规定，要求签发日期应符合逻辑性和国际惯例。一般地，作为收款用的全套单据，日期以提单上的ON BOARD DATE为基准，来确定各单据的日期：

　　发票(INVOICE)日期一般早于所有单证;

　　装箱单(PACKING LIST)一般与发票同日，必须在提单日之前;

　　提单日(ON BOARD DATE)不能超过L/C规定的装运期;

　　保单(INSURANCE POLICY)的签发日应早于或等于提单日期，不能早于发票;

　　产地证(C/O、FORMA)不早于发票日期，不迟于提单日;

　　商检证(INSPECTION CERTIFICATION)日期不晚于提单日期，但也不能过早于提单日;

　　受益人证明(BENEFICIARY CERTIFICATION)：等于或晚于提单日;

　　船公司证明(FORWARDER CERTIFICATION)：等于或早于提单日;

　　汇票(DRAFT)日期应晚于提单、发票等其他单据，但不能晚于L/C的效期。

　　单证是整个外贸交易的核心，一个简单的单证错误很可能会造成重大损失，尤其是碰到市场波动，或者牵涉到商业纠纷的时候，单证错误容易成为对方手中的“把柄”。不少业务员都有过惨痛的教训。当然，正常情况下，并不是每个错误都致命，业务员要学会评估事态，把握分寸，既不要掉以轻心，也不必事事大惊小怪。